Expediente laboral individual del trabajador

Aspectos importantes para el correcto cumplimiento de las disposiciones legales y fiscales en materia laboral

 

 

Expediente laboral individual del trabajador

 

Para que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, o sea, la relación obrero-patronal, se recomienda que se creé o complete un expediente individual del trabajador con lo que a continuación se menciona.

 

Documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador:

  • Acta de nacimiento
  • Solicitud de empleo
  • Cartas de recomendación
  • Constancia de no antecedentes penales
  • Examen médico
  • Aviso o constancia de inscripción al RFC
  • Alta en el seguro social
  • Credencial de elector
  • Comprobante de domicilio actual
  • Contrato individual de trabajo
  • Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de la misma.
  • Constancia de la CURP
  • Constancias o cédulas que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.
  • Examen de admisión (en su caso)
  • Constancia de retención de crédito INFONAVIT
  • Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener.

 

Adicionalmente para trabajadores menores de edad se deberá contar con la siguiente documentación:

 

  • Constancia del último grado de estudios (secundaria)
  • Carta de autorización de los padres o tutores

 

Además durante el transcurso de la relación laboral se deberá anexar la siguiente documentación:

  • Certificados de incapacidades médicas.
  • Modificaciones y cambios en el salario
  • Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo
  • Actas administrativas (en su caso)
  • Reportes de desempeño (en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo,  implementación de medidas de control y mejoramiento a los sistemas de la empresa, entre otros)
  • Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje
  • Finiquitos (en su caso)
  • Carta de renuncia o despido (en su caso)
  • Certificado de defunción (en su caso)

 

Algunos de los beneficios de contar el expediente laboral individual de cada trabajador completo son los que a continuación enumeramos:

  • Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables
  • Un mejor control administrativo del personal de la empresa
  • Se evitan sanciones de parte de las autoridades (Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT, entre otros)
  • Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo.
  • Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

 

Comprobantes de pago de sueldos y demás conceptos originados por la relación de trabajo

Un aspecto que tiene demasiada importancia Tanto para efectos del Impuesto Sobre la Renta, para efectos del IMSS e INFONAVIT, y así como también para cuestiones meramente laborales, es muy importante comprobar que se ha cubierto con la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones a que tiene derecho a recibir el trabajador. Para comprobar dichos pagos y prestaciones otorgadas se requiere contar con la siguiente documentación:

 

1. Recibo de nómina.

El recibo de nómina se debe entregar al trabajador al momento de pagarle su sueldo para que lo firme y por este medio comprobar que ha recibido el pago dicha nómina. Este recibo debe cubrir el mismo periodo que se le este pagando al trabajador, es decir, si al trabajador se le paga semanalmente, el recibo deberá comprender una semana, si es quincenal, el recibo deberá ser también quincenal. Este recibo para que satisfaga los requisitos que marcan los diferentes ordenamientos aplicables debe contener por lo menos lo siguiente.

Datos del patrón:

Nombre, razón, o denominación social.

Registro patronal ante el IMSS e INFONAVIT

Datos de trabajador

Nombre

Clave del Registro Federal de Causantes (RFC)

Clave Única de Registro de la Población (CURP)

Número de Seguridad Social (NSS)

Departamento de la empresa en que labora

Puesto que desempeña

Cuota diaria percibida

Salario Base de Cotización para efectos de seguridad social (SBC)

Datos de la nómina

Periodo que abarque el pago

Fecha del pago

El número de días laborados, o bien, el total de los días del periodo y las inasistencias correspondientes.

Datos del pago

Todas y cada una de las remuneraciones que esta recibiendo, y con su monto correspondiente

Todas y cada una de las deducciones que esta recibiendo, y con su monto correspondiente

Totales de las prestaciones y deducciones que se efectuaron

El importe neto a recibir

 

2. Comprobante de pago de Aguinaldo

Este comprobante se recomienda que expida por solamente este concepto y las retenciones que se causaron por su pago. Los requisitos son prácticamente los mismos que el de la nomina con excepción de que se deberá anotar el periodo que abarca el pago, en su caso, el número de días que se consideraron para efectos de determinar la parte proporcional que le correspondió al trabajador de aguinaldo, especificando en su caso el numero de inasistencias detallando si fueron por falta sin goce de sueldo, falta con goce de sueldo, incapacidades temporales por enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad, o algún otro tipo de inasistencia.

 

3. Vacaciones y prima vacacional

La forma en que se sugiere comprobar esta prestación es con dos documentos. Cada documento tiene una finalidad diferente y son los siguientes:

Constancia de haber disfrutado las vacaciones. Este documento es una constancia, en la cual el trabajador reconoce que efectivamente no trabajo en la empresa durante el periodo de vacaciones. La finalidad de esta constancia es la de demostrar que si descanso los días que le correspondieron por concepto de vacaciones y que esta prestación no fue compensada por una remuneración

Recibo de pago de vacaciones. Este recibo debe llevar las mismas características que un recibo de nomina con la excepción de que se debe hacer mención en el recibo que el pago corresponde al periodo vacacional que se otorgue. La prima vacacional se puede incluir en el mismo recibo de la vacaciones, o bien, en un recibo independiente. En el recibo de vacaciones se debe anotar el porcentaje que le corresponde al trabajador por dicha prima, así como también el importe de los sueldos que le corresponden al trabajador durante el periodo de vacaciones.

 

4. Recibo de PTU

Este recibo debe contener al menos los datos de la empresa, los datos del trabajador, la mención de ser recibo de la entrega de la PTU, el ejercicio al que corresponden las utilidades, la fecha de la entrega, el importe que le correspondió al trabajador y el monto de las retenciones que se le efectuaron por dicho concepto.

 

5. Recibos por las demás remuneraciones y prestaciones

Todos los demás remuneraciones y prestaciones deberán hacerse constar por escrito. Los requisitos que se deben cumplir varían de acuerdo a que clase de prestación o remuneración se trate, pero siempre debe tener los datos de la empresa, los datos del trabajador, los montos de tanto las percepciones y deducciones, y el periodo de que se trate de la prestación.

 

Algunos de los beneficios de contar el expediente laboral individual de cada trabajador completo son los que a continuación enumeramos:

Un mejor control administrativo de las erogaciones que efectúa la empresa por concepto de sueldos y salarios.

Se evitan sanciones de parte de las autoridades (Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT, entre otros)

Se prueba en caso de demandas laborales que se efectuaron los pagos a los trabajadores en tiempo y forma

Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

 

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